Trazabilidad en las comunicaciones: de la mano de Manuel García Navas hemos tratado de avanzar en las estrategias de comunicación como herramienta colaborativa de primer orden y en la definición de canales, servicios y protocolos de comunicación como garantía de la gestión colaborativa del proyecto.
Bienvenido al episodio 040 de BIMrras Podcast, el Primer Podcast Colaborativo sobre BIM en español ¡El PODCAST sobre BIM que Chuck Norris no se atreve a escuchar! Donde 4 arquitectos BIMtrastornados discutimos sobre todo lo relacionado con el mundo del Building Information Modeling.
Dirigido a todos los profesionales que intervienen en el ciclo de vida de una edificación o infraestructura, desde las primeras ideas o intenciones, pasando por las fases de diseño, construcción y mantenimiento, hasta su desaparición.
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040 Trazabilidad en las comunicaciones con Manuel García Navas
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'Una persona que está toda la mañana al teléfono le cuesta dinero a la empresa' Trazabilidad en las comunicaciones con @mgnavas, escúchalo en este episodio de BIMrras Podcast Clic para tuitearDe qué hablamos en este episodio: 040 Trazabilidad en las comunicaciones con Manuel García Navas
- 0:01:48 Quien es Manuel
- 0:04:14 Por donde empezamos?
- 0:06:48 Cultura de comunicacion
- 0:09:00 Falta de trazabilidad, exceso de trazabilidad, exceso de procedimiento
- 0:10:49 Dirigir las obras por Whatsapp
- 0:16:07 La gestion de tareas, scrum, kanban, trello…
- 0:20:36 El coste de las reuniones
- 0:21:30 La gestion de la inmediatez y las comunicaciones asincronas
- 0:24:02 La gestion de las notificaciones y los codigos de sonido
- 0:24:53 Gestion de equipos en distintas zonas horarias
- 0:29:50 Establecer protocolos de comunicacion
- 0:30:46 La gestion de obra con el navegador web
- 0:31:59 La figura del lider tecnologico en la empresa
- 0:36:06 Los problemas de la dependencia tecnologica
- 0:37:56 El metodo Kanban
- 0:38:51 Lean BIM
- 0:42:30 El coste de tiempo de la trazabilidad
- 0:44:07 Trabajo multipantalla
- 0:47:04 El valor de las herramientas
- 0:47:51 Las herramientas de comunicacion en el little BIM
- 0:51:53 La organizacion de los canales
- 0:54:36 Comunicacion multicanal
- 0:58:58 La automatizacion
- 0:59:35 El organigrama de empresa en la comunicacion
- 1:00:31 Vamos cerrando con las recomendaciones de Manuel
040 Trazabilidad en las comunicaciones con Manuel García Navas
Quien es Manuel
Manuel es arquitecto técnico granadino donde además de actuar como coordinador en el guBIM Granada, es el responsable de la comisión BIM del Colegio oficial de aparejadores y arquitectos técnicos de Granada, por supuesto, y ha trabajado asesorando al departamento de infraestructuras de alguna importante entidad financiera española.
Además, y no menos importante, Manuel es uno de los BIMfluencers destacados en el BIMfluencers Top Hispano, lista que destaca las cuentas hispanas activas que tuitean sobre BIM (Building Information Modelling) y tecnología relacionada con arquitectura, ingeniería, construcción, facility management y otros campos del sector AECO.
¿Por dónde empezamos?
La pregunta es obligada y arrancamos preguntado a Manuel por la manera de enfocar las necesidades y los protocolos de organización de las comunicaciones en los proyectos colaborativos.
Cultura de comunicación
Pronto entramos en el debate de la necesidad de establecer una cultura de comunicación efectiva y que ayude al desarrollo de los proyectos.
Falta de trazabilidad, exceso de trazabilidad, exceso de procedimiento
En los procesos de comunicación comprobamos la existencia de tres escenarios fundamentales y comentamos acerca de los motivos para que estos existan y de la necesidad de superar estos modelos.
Dirigir las obras por Whatsapp
A pesar de ser la herramienta de mensajería omnipresente, parece que todos nos hemos enfrentado a los perniciosos efectos de las comunicaciones profesionales con Whatsapp y empezamos a barajar las alternativas.
La gestión de tareas, scrum, kanban, trello…
El salto inmediato desde la necesidad de establecer los canales y mecanismos de comunicación es pasar a la gestión de tareas, cuestión inseparable de las políticas de comunicación dentro de la empresa.
El coste de las reuniones
Juan nos introduce el tema de las reuniones improductivas hablándonos de los costes de las mismas y de la existencia de aplicaciones para poner en relieve este particular.
La gestión de la inmediatez y las comunicaciones asincronas
Surge la cuestión de las comunicaciones inmediatas y de las comunicaciones en espera, aquellas en las que el emisor envía el mensaje pero debe esperar la respuesta del receptor y esta respuesta no se produce de manera inmediata.
La gestión de las notificaciones y los códigos de sonido
A la hora de gestionar las comunicaciones, tan importante como el contenido de los mensajes es el establecimiento de un código de sonido que nos permita discriminar las notificaciones de manera que se priorice lo realmente importante.
Gestión de equipos en distintas zonas horarias
En línea con lo comentado en el debate sobre la inmediatez de las comunicaciones, surge de manera inevitable la gestión de equipos distribuidos.
Establecer protocolos de comunicación
La comunicación como parte de la implementación BIM, requiere de la definición de protocolos de comunicación que permitan que esta se convierta en una herramienta más del proyecto. Más adelante veremos cómo garantizar la trazabilidad de las comunicaciones para cerrar el círculo.
La gestión de obra con el navegador web
Más allá de la comunicación, Manuel nos cuenta de la posibilidad de gestionar la obra desde un navegador web presente en cualquier dispositivo móvil.
La figura del líder tecnológico en la empresa
Manuel introduce la figura clave para el éxito de cualquier implantación: el líder tecnológico como un rol más en la metodología BIM. Nos acordamos de nuestros amigos de Engie y de la iniciativa de la empresa de institucionalizar la figura del líder tecnológico.
Los problemas de la dependencia tecnológica
Rafa plantea la posible aparición de problemas en la trazabilidad de las comunicaciones ligados a la excesiva dependencia tecnológica, tanto de aplicaciones como de herramientas.
El método Kanban
Comentado de forma superficial cuando hablamos de tareas, vuelve a salir a colación el método Kanban y su adecuación al desarrollo de proyectos.
Lean BIM
A continuación del método Kanban, no podía escaparse el tema de Lean Construction y el Lean BIM.
El coste de tiempo de la trazabilidad
De nuevo se plantea el asunto de los costes y en este caso lo hacemos comentando si realmente la trazabilidad de las comunicaciones genera un coste o un ahorro cuantificable.
Trabajo multipantalla
El ahorro de costes va ligado a la eficiencia y a la productividad. En este asunto Manuel lo tiene claro: mucho más eficiente trabajando con varias pantallas de manera simultánea.
El valor de las herramientas
Por supuesto, Manuel nos cuenta que no tiene sentido utilizar herramientas costosas con periféricos de menor calidad.
Las herramientas de comunicación en el little BIM
Indudablemente las ventajas de una buena gestión de las herramientas y estrategias de comunicación no son una cuestión exclusiva de grandes proyectos y grandes empresas. Hablamos de la comunicación en pequeños estudios de arquitectura.
La organización de los canales
Finalmente Manuel entra en el detalle de cómo se puede organizar un canal de Slack para la gestión de un proyecto con la metodología BIM.
Comunicación multicanal
Hablamos de cómo conjugar comunicaciones con distintas herramientas y con distinto grado de adopción para que resulte una comunicación efectiva, algo fundamental cuando hablamos de trazabilidad en las comunicaciones.
La automatización
Además, charlamos sobre la automatización de procesos como otra de las labores de un programador BIM o de la figura del implementador BIM dentro de una fase avanzada del proyecto.
El organigrama de empresa en la comunicación
Hablamos de la importancia de reflejar en el diseño del protocolo de comunicación el organigrama de la empresa para garantizar el éxito de este.
Vamos cerrando con las recomendaciones de Manuel
Para cerrar este epìsodio sobre trazabilidad en las comunicaciones, además de la recomendación de Slack y Trello, herramientas de las que Manuel nos ha hablado profusamente, nos recomienda la instalación de Total Commander, un gestor avanzado de archivos para Windows.
Recursos citados en el episodio: 040 Trazabilidad en las comunicaciones con Manuel García Navas
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Estimulante e ilustrativa revisión de los sistemas de gestión de tareas, o de proyectos. Nosotros usamos un sistema interno propio de tareas, sencillo pero eficiente, hace muchos años, y parece increíble que se pueda hacer una obra o un proyecto grande sin eso. Lo que me gustaría tener más clara es la interacción y solapes entre gestores de documentos, gestores de proyectos o de tareas o de comunicaciones como los mencionados por Manuel, y otras plataformas como BIM-zrisixti, nuestro iTWO, TeamWork, Trimble Connect, etc.
Un placer sus podcasts, esta noche estuvimos organizando nuestro inicio en Slack junto a Paulo Vázquez en Buenos Aires (se ve que la semana pasada BIMrras y CostArt estaban en sintonía).
Llevo tiempo mirando aplicaciones para gestionar tareas y comunicaciones para mi empresa de ingeniería. Las que más hemos probado son, casualmente, Trello y Slack. Pero hay un problema fundamental de implantación, igual que con las plataformas colaborativas tipo BIM Collab, que también me parecen muy interesantes: no tengo poder para exigir a clientes, proveedores, constructora, colaboradores, etc., que usen el sistema que yo elija… Y menos si es de pago.
Y entiendo que para sacarle partido a estas herramientas habría que implicar a todos. Es lo que pasa con el BIM en casi todos los aspectos, no sólo en el de las comunicaciones…..
Gran podcast!
Siempre resulta complicado cambiar dinámicas que están muy incrustadas en la cultura de empresa o hábitos que tenemos ya muy interiorizados. En este caso, si el manejo de las herramientas a nivel interno os resulta beneficioso, no cabe duda de que ese paso no debéis desandarlo y para hacer entrar a clientes y colaboradores en vuestro flujo no queda otra que la convicción por hechos consumados, que se acerquen a vosotros al ver las ventajas que vosotros sacáis de su uso.
Afortunadamente habéis escogido herramientas que os permiten integraciones que tal vez acerquen un poco los sistemas de trabajo de vuestros clientes y colaboradores. Tal vez el camino sea trabajando en paralelo y demostrando que vuestro sistema es más efectivo, sin dejar que los demás utilicen sistemas más limitados.
Existen varias herramientas en línea para gestionar proyectos. En mi empresa usamos el tablero de control https://kanbantool.com/es/ que es de mucha ayuda. A decir verdad, no podemos imaginarnos trabajar sin esta herramienta. Saludos.